Dossieropbouw: hoe doe je dat?
08 februari 2024

Het gebeurt met enige regelmaat dat een leidinggevende of HR-medewerker mij belt met de mededeling, het gaat echt niet meer met deze medewerker en daar willen we ‘nu’ afscheid van nemen. Als ik vraag naar wat over het functioneren van de medewerker is vastgelegd in het dossier, blijkt dat vaak niet voldoende te zijn.  Op de vraag of deze medewerker op de hoogte is van zijn eigen disfunctioneren, volgt vaak het antwoord: “dat moet bekend zijn door alle informele gesprekken en afgegeven signalen”.

In die situatie is het heel lastig om tot een ontslag te komen. In sommige gevallen lukt het in deze situatie toch om met de werknemer afspraken te maken over een vertrekregeling, maar dan wordt er vaak een flinke prijs betaald voor het ontbreken van een dossier. Om in dit soort situaties beter te kunnen acteren, moet je een gedegen dossier hebben. Een gestructureerde aanpak is daarbij van groot belang. Bij dossieropbouw moet je denken aan het vastleggen van afspraken tussen elkaar en ook het vastleggen van wat er niet goed gaat.

Overigens dient een gedegen dossier niet alleen als juridische rugdekking voor het geval de arbeidsrelatie moet worden beëindigd, maar ook als leidraad voor de wettelijke verbeterkans waar een medewerker recht op heeft.

 

Hoe zorg je nu voor een goede dossieropbouw?

Naast dat een aantal zaken schriftelijk vastgelegd moeten worden, zijn een actieve houding en goede communicatie cruciaal  voor een goede dossieropbouw. Een medewerker moet kunnen weten wat van hem of haar wordt verwacht.  

Op het moment dat er sprake is van disfunctioneren, heeft een medewerker recht op een verbeterkans. In onderstaand stappenplan worden de essentiële stappen uiteengezet die je moet nemen om zo’n verbeterkans vorm te geven en te komen tot een goede dossieropbouw.

 

Stap 1 > Het goede gesprek voeren

De eerste stap bij disfunctioneren is het aangaan van een open en eerlijk gesprek. Het is aan te raden dit gesprek te voeren in een vertrouwde en rustige setting. Begin met het duidelijk uiteenzetten van de verbeterpunten en de verwachtingen van het bedrijf ten aanzien van die punten. Geef de medewerker de ruimte om te reageren op de genoemde punten en verwachtingen.

Goed om te weten is dat je als werkgever degene bent die oordeelt over het functioneren van een medewerker. Jij oordeelt dus of het functioneren voldoende of onvoldoende is. Eventuele opmerkingen of de visie van de medewerker kunnen leiden tot een nieuw perspectief en aanpassingen van het oordeel, maar dit hoeft niet.

Maak afspraken over verbeterpunten en zorg ervoor dat deze afspraken voldoende specifiek, meetbaar, acceptatie, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn. Benoem ook de consequentie als een medewerker de gemaakte afspraken en/of gestelde doelen niet nakomt of behaalt.

 

Stap 2 > Vastleggen van afspraken

Leg dit gesprek en de afspraken die gemaakt zijn vast. Dit mag, maar hoeft geen ellenlang gespreksverslag te zijn. Het kan ook door vastlegging in een mailtje van de leidinggevende aan de medewerker.

Het is geen vereiste dat de medewerker een handtekening zet of akkoord geeft op de e-mail, de schriftelijke vastlegging is voldoende voor het dossier. Als de medewerker schriftelijk reageert, is het aan te raden deze reactie ook aan het dossier toe te voegen.

 

Stap 3 > Tussentijdse evaluatie en vastlegging

Plan regelmatige evaluatiemomenten, denk aan eens in de twee tot drie weken. Bespreek tijdens deze evaluatiegesprekken zowel de positieve als de negatieve ontwikkelingen. Als de medewerker voldoende vooruitgang heeft geboekt, kan er een positieve wending plaatsvinden. Bij onvoldoende verbetering moet dit duidelijk en concreet worden vastgelegd.

Leg deze evaluatiemomenten en de eventueel gemaakte aanvullende afspraken vast.

 

Stap 4 >  Redelijke termijn en eindevaluatie

Na een redelijke termijn om tot verbetering te komen, moet er een eindevaluatie komen. Welke termijn redelijk is, hangt af van de aard en de ernst van het disfunctioneren. De lengte van het dienstverband speelt ook een rol bij het bepalen van een redelijke termijn.

Tijdens de eindevaluatie wordt het oordeel gegeven of de medewerker zijn functioneren voldoende heeft verbeterd of niet. Ook hier is een goede communicatie heel belangrijk. Zorg ervoor dat de medewerker nog een keer wordt meegenomen in de aanleiding, het doorlopen traject en als logisch sluitstuk het eindoordeel. Leg het eindoordeel schriftelijk vast, ook als dit positief is.

 

Onvoldoende verbetering en ontslag

Heeft de medewerker onvoldoende verbetering laten zien en wil je het dienstverband beëindigen, dan zijn er twee manieren waarop je dat kunt doen. In de praktijk volgen deze twee manieren zich vaak op.

De eerste is dat je samen met de medewerker afspraken maakt over de voorwaarden waaronder het dienstverband wordt beëindigd. Je sluit een vaststellingsovereenkomst, ook wel bekend als vso.

Lukt het niet om er in onderling overleg uit te komen, is de tweede manier het starten van een zogeheten ontbindingsprocedure bij de rechtbank. In zo’n procedure wordt de rechter gevraagd om de arbeidsovereenkomst te ontbinden (met andere worden: beëindigen). Om in deze procedure  succesvol te kunnen zijn, is het van cruciaal belang dat bovengenoemde stappen zijn doorlopen, maar vooral ook voldoende zijn vastgelegd zijn.

Conclusie

Dossieropbouw bij een disfunctionerende medewerker is een proces dat vraagt om geduld, consistentie en zorgvuldigheid. Door als werkgever bovengenoemde stappen te volgen, creëer je niet alleen een gestructureerd verbetertraject, maar bouw je ook een dossier op dat als een solide basis kan dienen op het moment dat het noodzakelijk is om een juridische procedure te starten.

Auteur: Marivonne van Kralingen

Terug naar overzicht
© 2024 - Voor de Zaak
Created by LR Internet